ASISTENTE EJECUTIVO O SECRETARIA 5 HERRAMIENTAS PARA SIMPLIFICAR SU VIDA EN EL TRABAJO
Ser un asistente ejecutivo no siempre es un trabajo fácil. Además de los conocimientos inherentes a este trabajo (dominio de las herramientas de ofimática, gestión del tiempo, gestión del estrés, buena comunicación oral y escrita…) también es necesario saber trabajar para (y en) un equipo y ser reactivo y curioso.
En resumen, no siempre es fácil, especialmente cuando tiene que apoyar a todos al mismo tiempo.
He aquí algunas herramientas que, si no las conoce, le permitirán afrontar, esperamos al menos, con más serenidad su vida profesional diaria.
Trello la caja de herramientas del asistente de dirección
Si bien Trello ha sido utilizado durante mucho tiempo por los frikis y los técnicos, especialmente para la gestión de proyectos, también parece ser muy práctico cuando se es un súper secretario que a veces (por no decir siempre) está en todos los frentes a la vez.
Lo que necesita saber sobre Trello es que es una herramienta de trabajo colaborativo. Si es parte de un equipo o si son varios asistentes trabajando en el mismo archivo, será particularmente interesante. Termina el «¿procesaste esta solicitud? «o el «Sylvie no está aquí hoy, no sé lo que hizo (o lo que hay que hacer)». En resumen, con Trello, es el fin de los post-it perdidos y olvidados.
Pero también puede funcionar muy bien como un recordatorio para uno mismo ?
¿Cómo funciona?
De hecho, son tablas de organización y síntesis. En un instante se visualiza todo lo que concierne al tema de la tabla.
Funciona un poco como un sistema de post-it con alertas de correo electrónico para las personas afectadas y etiquetas como un bono.
¿Está a oscuras y necesita un ejemplo? Aquí hay algunos de ellos:
- La Matriz de Eisenhower
- Toda la lista para la preparación de una conferencia
Se pueden encontrar más ejemplos aquí: https://blog.trello.com/fr/exemples-de-tableaux-trello
Por supuesto que es libre de crear sus propias tablas para sus archivos. Por ejemplo, una tabla de seguimiento de licitaciones, una tabla de preparación de reuniones, una tabla de seguimiento contable…
¿Y el precio de todo esto?
Esta herramienta es gratis siempre y cuando no exceda de 10 cuadros. Con la suscripción gratuita también puede asociar un power-up (incluye un módulo que asocia Trello a otra aplicación) como Google Drive, Dropbox, Mailchimp, Twitter, Survey Monkey …
En resumen, es una herramienta ágil y muy práctica que sólo puede ayudarle en su trabajo como asistente ejecutivo.
Dashlane, seguridad y gestión de contraseñas
¿Con qué frecuencia ingresa a la cuenta de su empresa en uno de los innumerables servicios de la web? Todo se hace en Internet ahora, incluso la gestión de una empresa.
Y ahí es donde duele el fondo. Cuando llega la hora de la RGPD, es más que complicado seguir escribiendo contraseñas en un pequeño cuaderno escondido en el fondo del cajón de su escritorio. Sí, pero, ¡hipo! Imposible recordar todas las contraseñas, especialmente cuando tienen 14 caracteres y la cadena $[~] y otras.
Dashlane es una de las soluciones para asegurar sus contraseñas cuando las crea, pero también y sobre todo para guardarlas.
Como cualquier buen paquete de software que se respeta a sí mismo, tiene una versión gratuita (que permite el almacenamiento de 50 contraseñas) y más si se trata de afinidades.
Admita que sigue siendo mejor que tener un ataque de pánico si su directorio desaparece, ¿verdad?
Evenbrite, para manejar un evento fácilmente
Una de las misiones recurrentes de las secretarias y asistentes ejecutivas es organizar eventos profesionales. No dude en ponerse en contacto con el equipo de Chooseandwork que le ayudará gratuitamente en su preparación.
Una vez que se han establecido los hitos, es decir, se ha encontrado el tema, se ha alquilado la sala de reuniones, se ha reservado el restaurante y se ha elegido el entretenimiento, todo lo que hay que hacer es seguir el progreso de todo esto.
Eventbrite es una aplicación (aquí también con un modo gratuito y otro de pago) que le permite simplificar la gestión de su evento. ¿Cómo puede hacerlo? Creando una página para promocionar su evento, permitiéndole gestionar las inscripciones (sistema de venta de entradas gratuitas o de pago según su elección), enviar correos electrónicos recordatorios a los participantes… En resumen, el asistente perfecto para el asistente.
Canvas, para hacer documentos como un profesional.
Como asistente, seguramente tendrá que producir o formatear propuestas de negocios u otros documentos de la empresa.
Canvas es una herramienta que permite crear presentaciones profesionales de forma sencilla (como presentaciones de diapositivas, carteles, propuestas de negocio…) con un editor visual. Es simple, profesional, hermoso y rápido. Tiene una galería de plantillas y también puede importar sus propios visuales.
No es necesario un diseñador gráfico, todo es gestionado por Canvas y puede elegir imprimir sus documentos directamente desde la aplicación (por supuesto con una tarifa).
Doodle, organizar reuniones sin enviar 20.000 emails…
Si es nuevo en Doodle y maneja la organización de las reuniones internas de su compañía, ¡apresúrese y cree una cuenta!
Esta aplicación (de nuevo libre hasta un cierto nivel) permite planificar un evento, invitar a los asistentes y gestionar los asistentes y los ausentes de un vistazo. Gracias a su sistema de sí / no / tal vez, puede organizar la reunión según la disponibilidad de sus colegas en unos pocos clics.
