¿SE MUDA DE OFICINA? ¡NO SE COMPLIQUE LA VIDA!

Una mudanza profesional es una etapa importante en la vida de cualquier empresa. Para estar preparados de la mejor manera, conviene conocer las cosas por hacer y los planes “de rescate” en caso de tener inconvenientes.

Mudarse de oficina: las cosas por hacer

De la misma manera en que una persona se prepara para un maratón, la clave de todo es una preparación eficaz y organizada para realizar una mudanza de oficina con mucho éxito. La palabra del día: planificación. Con esto nos referimos a: la mudanza, la búsqueda de nuevos locales, el análisis de sus necesidades y los recursos con los que cuenta, así como los trámites administrativos con los distintos proveedores y la comunicación con los colaboradores.

Lo más fácil es establecer una lista de objetivos con el fin de tener un control de cada etapa, una vez que ya sabe lo que tiene que hacer es importante que siga al pie de la letra dicha planeación. A continuación le presentamos una lista para realizar una mudanza eficiente:

• 6 meses antes : preaviso, auditoría e inventario

Seis meses antes de cambiar de local, no olvide dar un preaviso después de haber leído rigurosamente su contrato, esto con el objetivo de limitar las comisiones eventuales. Antes de elegir un local u otro espacio, tómese el tiempo para hacer una auditoría, en especial para verificar los cables, el funcionamiento de los aparatos electrónicos y la climatización. Enseguida, empiece a escribir un inventario previo para que pueda ver las cosas que necesitará en su nueva oficina (y por lo tanto que deberán ir en el camión de la mudanza) por orden de prioridad y las cosas que no va a necesitar y que es mejor dejar o buscarles un nuevo sitio.

• 3 meses antes : Busque una empresa de mudanzas y locales temporales

Más vale prevenir que lamentar, investigue con 3 meses de anticipación los precios de la mudanza, después de todo su parque informático y muebles no se van a mover ni a instalar solos. Si por alguna razón su nuevo local no está listo a tiempo (las obras no han sido terminadas aún, hay un desastre o un imprevisto, etc.) usted siempre puede hacer uso de nuestra plataforma y buscar una oficina privada temporal en ChooseandWork. Así, tendrá un lugar a dónde ir para continuar su actividad laboral por un periodo transitorio.

• 1 mes antes : hablar con sus trabajadores y colaboradores

El componente humano es tan importante como la logística al mudarse de una oficina a otra: las personas con las que trabaja no solo cambiarán de lugar de trabajo sino también tendrán que pasar más tiempo en el transporte público, el recorrido de casa a la oficina no será el mismo y por ende la relación entre la vida personal y profesional se verá alterada. Es de vital importancia que opte por una comunicación transparente durante este periodo que puede ser difícil para algunas personas (los cambios no siempre son bien aceptados).

La parte administrativa al mudarse de oficina

Cuando una empresa se muda a otros locales hay una serie de formalidades administrativas a seguir para ello es necesario tener una buena organización que vaya por etapas de prioridad:

1) Cancelar:

• Los diferentes contratos de seguros asociados a los locales.
• Las inscripciones a las telecomunicaciones, internet, televisión, gas, correo…

Para comprender mejor el proceso, le recomendamos leer la información puesta a disposición por el gobierno español: guía para el emprendedor y el empresario.

2) Contactar a:

• Las empresas de las máquinas de café u otros servicios como la fotocopiadora para eventualmente rehacer un contrato en los locales nuevos…
• La seguridad social, el sistema de pensiones, las suscripciones a revistas.
• La Dirección General de Tesorería y Deuda Pública.
• Los clientes (ellos también tienen que saber de su mudanza, un correo electrónico con la nueva información es una muy buena idea).

3) Modificar:

• La dirección, teléfonos, tarjetas de visita, folletos comerciales con la información nueva.
• La inmatriculación de su empresa en el Registro mercantil.